6 odlika učinkovitih sastanaka 

Marina Beščec leadership, organizacijska kultura, profesionalni razvoj

Organizacijska kultura neke tvrtke podrazumijeva određeni način života i rada u njoj. Kroz nju se reflektiraju njezina vizija i misija. U tvrtki postoje pisana, ali i nepisana pravila ponašanja, obrazac vrijednosti ili temeljnih pretpostavki kojih se drže stari zaposlenici i usvajaju ih novozaposleni, a koji određuju način na koji će se ljudi u organizaciji ponašati. To je ono po čemu se kristalizira osobnost organizacije.  

U knjizi „U potrazi za izvrsnošću” („In Search of Excellence“), Tom Peters i Robert H. Waterman Jr., identificirali su 8 karakteristika uspješnih kompanija. Jedna od njih je jaka kultura tj. zajedničke vrijednosti. 

Organizacijska kultura – vrste

Razlikujemo više vrsta organizacijske kulture: 

  • dominantna kultura i supkultura  
  • jaka i slaba kultura (kohezivnost vrijednosti) 
  • jasna i nejasna kultura – prepoznatljivost kulture 
  • unutar i izvan poduzeća – s obzirom na simbole 
  • izvrsna i užasna kultura – s obzirom na karakteristike poput reda, planiranja, ugodne klime 
  • postojana i prilagodljiva kultura – s obzirom na okolinu 
  • participativna i neparticipativna kultura 

Dominantna kultura je zajednička većini, dok je supkultura specifična kultura karakteristična za različite skupine ljudi. Nazivamo je još mikrokulturom ili minikulturom

Koji tip organizacijske kulture dominira u vašoj tvrtki, možete provjeriti uz OCAI instrument (Organizational Culture Assessment Instrument) pomoću kojeg naši stručnjaci provode ispitivanje organizacijske kulture

Organizacijska kultura na 2 razine

Kultura poduzeća ili organizacijska kultura egzistira na 2 razine: 

  • vidljivoj razini koja podrazumijeva: statusne simbole, ceremonije, rituale, žargon, jezik, simbole, priče, slogan, ponašanje, odjeću (uniforme), sastanke… 
  • nevidljivoj razini koja podrazumijeva: zajedničke vrijednosti, norme, stavove, uvjerenja, pretpostavke, vjerovanja, osjećaje. 

Organizacijska kultura – vidljiva razina

U vidljivu razinu spadaju: redoviti dnevni briefovi, tjedni timski sastanci, sastanci menadžera raznih odjela i slično. Jeste li primijetili da u posljednje vrijeme poslovni sastanci ne mogu polučiti kvalitetna rješenja ni zaključke? Osjećate li se nakon sastanka kao i većina menadžera i zaposlenika – iscrpljeno ili pod stresom?

3 najveća problema sastanaka

Mnoge organizacije imaju trostruki problem sa sastancima: 

  • prečesto održavanje sastanaka 
  • loše tempiranje sastanaka 
  • loše vođenje sastanaka. 

To su glavni razlozi koji dovode do smanjene produktivnosti. Čak 54% ispitanika smatra da su njihovi sastanci u tvrtki prečesti, loše tempirani i loše vođeni. 

Loše tempiranje sastanaka

Ako je riječ o nečemu jako važnom, nije preporučljivo zakazivati sastanak pred kraj radnog vremena. O velikim stvarima za tvrtku dobro je razgovarati u jutarnjim terminima dok su svi koncentrirani i fokusirani. Pred kraj radnog vremena većina zaposlenika glavom je već na izlasku iz tvrtke, razmišljajući o svojim privatnim obavezama. Najgore je zakazivanje sastanka u petak pred kraj radnog vremena kada svi u mislima pakiraju kofere i razmišljaju kako će se provesti za vikend. Zaboravite na fokusiranost zaposlenika! 

Umjesto toga, predlažemo vam uvođenje dnevnog sastanka tzv. Stand-Up, karakterističnog za BOOM koncept funkcioniranja. To je vremenski ograničeni sastanak (maksimalno trajanje 15 minuta) na kojem članovi tima međusobno dijele kako će im izgledati sljedeća 24 sata. Stand-Up sastanci potječu iz Agile metodologije, a zovu se Stand-Up jer je ideja da sudionici stoje za vrijeme sastanka. 

Struktura Stand-Up sastanka: 

1.Najvažnije od prethodnog dana (brojka/zadatakjedna stvar) 
2.Fokus za sljedeća 24h (jedna stvar) 
3.Problemi i prilike 

Bitno je da se informacije iznose točku po točku, tj. da prvo svatko kaže ono svoje najvažnije od prethodnog dana, a nakon toga se kreće u drugi krug, kada svatko iznosi fokuse za sljedeća 24 sata. 

Pod trećom točkom nije nužno da svatko svaki put ima nešto za reći.

Zašto je dnevni Stand-Up učinkovit?

Održava se svaki dan u isto vrijeme. Uobičajeno je da bude ujutro. Na dan kad se održava tjedni sastanak, nema dnevnog Stand-Upa. 

Dnevni Stand-Up moderira ista osoba kao i tjedni sastanak. Sudionici su također identični kao na tjednom sastanku. 

Kod dnevnog Stand-Up-a najvažnija je disciplina i kontinuitet. Nema otkazivanja dnevnog Stand-Up-a. Ako netko od članova tima ima neodgodive obaveze u to vrijeme, sastanak će se održati bez te osobe.

Radije biste bili negdje drugdje nego na sastanku

Simone Kauffeld, s Technische Universität Braunschweig, i Nale Lehmann-Willenbrock, sa Sveučilišta u Amsterdamu, otkrile su u studiji 20 organizacija iz industrije opskrbe automobila, metala, električne, kemijske i ambalažne industrije jednu zanimljivu stvar. Nefunkcionalno ponašanje na sastancima, pri čemu se uzimalo u obzir skretanje s teme, kritiziranje i prigovaranje, povezano je s inovacijama, nižim razinama tržišnog udjela te stabilnošću zapošljavanja. 

Harvard Business Review proveo je istraživanje zašto ljudi podnose pritisak i stres koje izazivaju sastanci. Nemalo su se iznenadili otkrivši da su oni zaposlenici kojima su sastanci bili najodbojniji, gorljivo branili njihovu opravdanost kao nužno zlo. 

Najveći problem nastaje kada se sastanci zakazuju i izvode bez obzira na njihov utjecaj na grupno i individualno radno vrijeme. Ispada da timovi na koncu često žrtvuju: 

  • kolektivne potrebe 
  • individualne potrebe. 

U jednom nedavnom ispitivanju 200 menadžera iz raznih grana industrije, samo se 17% izjasnilo da su njihovi sastanci produktivno korištenje kako grupnog tako i individualnog vremena

Steven Rogelberg i kolege sa Sveučilišta Sjeverne Karoline utvrdili su da način na koji radnici misle o učinkovitosti sastanaka korelira s njihovim općim zadovoljstvom ili nezadovoljstvom radnim mjestom. Sastanak treba poboljšati komunikaciju i suradnju, a ovaj istraživački tim dokazao je da ih loši sastanci potkopavaju.

Organizacijska struktura  – 6 odlika učinkovitih sastanaka

1. Novi protokol sastanaka

Paul Axtell, autor knjige Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations, kaže da je najveća bolna točka svakog menadžera što su se zaposlenici prepustili letargiji i smatraju da se ništa neće promijeniti, da ne može biti drugačije. Zato su menadžeri neprestano u potrazi za različitim taktikama, savjetima i novim idejama. Ako vidite da dosadašnja forma i raspored sastanaka ne funkcionira, mijenjajte ih.

2. Potrudite se ne koristiti gadgete za vrijeme sastanaka

Francesca Gino provela je anketu o tome smatraju li ljudi da posezanje za mobitelom, objavljivanje statusa na Facebooku ili pisanje tweeta za vrijeme sastanka drugima odvlači pozornost i je li to društveno neprimjereno. Rezultati pokazuju da nas smeta kada drugi koriste svoje uređaje na sastancima, ali ne uviđamo da to isto i mi radimo drugima.  

Iako smo uvjereni da možemo istovremeno obavljati više radnji, istraživanje iz područja neuroznanosti pokazuje suprotno. Ljudi istovremeno mogu obavljati samo jednostavne radnje poput hodanja i pričanja. Mozak ne podnosi više kompliciranih radnji odjednom. Prema istraživanjima, osobi koja nastoji paralelno raditi dvije kompliciranije radnje treba 50% više vremena da obavi zadatak, te u istom postotku više griješi.

3. Učinkovitost sastanaka manjih grupa do 7 osoba

Praksa pokazuje da su sastanci manjih radnih skupina produktivniji, iako istraživanja ne ukazuju na konkretan broj. Činjenica je da u grupi od 20 i više djelatnika na sastanku ne možete dešifrirati sve suptilne signale koje oni odašilju. Želimo li djelatnicima pružiti priliku da ravnopravno i aktivno sudjeluju i kvalitetno doprinesu diskusiji, potrebno je ograničiti broj sudionika. Prema Axtellovom iskustvu, ograničavanje na 4-5 osoba jedini je način da svatko ima priliku govoriti na 60-minutnom sastanku

Dva su glavna problema sastanaka s velikim brojem sudionika: 

  • nemaju svi priliku reći svoje mišljenje 
  • mnogi nemaju potrebu izraziti mišljenje.

4. Kraći sastanci su produktivniji

Istraživanja pokazuju prednosti kraćih sastanaka: 

  • zaposlenici su fokusiraniji 
  • grupe bolje prilagođavaju svoj stupanj rada i stil interakcije kada imaju rokove i vremensko ograničenje.

Donosimo vam 6 prednosti Stand-Up sastanaka:

• Cijeli tim dobiva priliku da zaposlenici pomažu jedni drugima, a to zbližava ljude. 
• Cijeli tim dobiva jasnu sliku o zadacima ostalih kolega. 
• Lakše je zamijetiti disfunkcije u organizaciji. 
• Vidljivo je ako neki projekti nisu jasno definirani ili su loše planirani. 
• Cijeli tim dobiva jasnu sliku kako kompanija stoji s ispunjavanjem ciljeva. 
• Ako treba mijenjati planove, to svi odmah saznaju. 

5. Sastanci na kojima zaposlenici stoje imaju bolje rezultate

Pomalo neobičnu, ali empirijski potkrijepljenu tezu iznosi Gino – učinkovitiji su sastanci na kojima se stoji. U istraživanju iz 1999. godine kada tzv. stajaći sastanci nisu bili karakteristični za većinu ureda, Allen Bluedorn i njegovi kolege, sa Sveučilišta u Missouriju, uočili su da su takvi sastanci za 34% kraći od onih na kojima se sjedi, ali da su zato jednako učinkoviti.

6. Raspored sastanka

Axtell i Gino slažu se kako su planiranje i raspored sastanaka izuzetno važni. U svojoj knjizi „Sidetracked“, Gino govori kako nepostojanje jasnog plana i programa često dovodi do toga da je grupa neuspješna u donošenju odluke. Zato je Stand-Up u kombinaciji s nedjeljnim sastankom odlična ideja! 

Kada nešto ne valja, treba mijenjati 

Efikasnost se može postići samo ako imamo uhodanu dnevnu rutinu, unaprijed znamo svoje zadatke te najavljene sastanke za koje imamo vremena kvalitetno se pripremiti. 

Axtell kaže da je dobar način što menadžeri pokušavaju učiniti nešto novo i smjelo kako bi promijenili kulturu sastanaka.

Bez obzira koliko voljeli ili ne voljeli sastanke, oni su neophodni da bi se postigao konsenzus te započela i nastavila kvalitetna suradnja. Sastanci omogućuju da se iznesu ideje, pokaže kreativnost te potiče inovacija, ali i rješavaju tekući problemi, nesuglasice i konflikt.  

Kako planirati, organizirati te voditi sastanak na kvalitetan, zanimljiv i konstruktivan način, saznajte tijekom jedne od naših edukacija iz bogatog programa za menadžere – online ili uživo