Kako potaknuti tim na suradnju?

Marina Beščec BOOM, leadership, organizacijska kultura

Timski rad osnova je poslovanja svake tvrtke, bez obzira na njezinu veličinu. Nedovoljna suradnja zaposlenika najčešće je razlog slabijih poslovnih rezultata, nepostizanja ciljeva te česte fluktuacije zaposlenika. Radni kolektiv je živi organizam u kojem se isprepliću ljudi različitih karaktera i temperamenata, pa stoga, ne postoji čarobni recept kako poboljšati timski rad u nekoj organizaciji. Važno je da lider dobro upozna vrijednosti, vrline, ali i slabosti svojih djelatnika, te razvije jedinstveni pristup koji će stvoriti dobru radnu atmosferu

Tko sačinjava radni tim?

Radni tim sačinjavaju zaposlenici manje ili više komplementarnih znanja, vještina i zanimanja, od kojih svaki obavlja svoj dio zadatka. Sinkroniziranim djelovanjem zajedno doprinose postizanju poslovnog cilja. Svaki je pojedinac jednako vrijedan, može izreći svoje mišljenje svjestan da će ga kolege uvažiti te daje svoj maksimum u onom području u kojem je najbolji.  

Kada su u pitanju neki složeniji zadaci, obično je potrebna suradnja raznih struka pa se u timu organiziraju specijalisti za pojedine grane gospodarstva ili industrije. Djelatnici s različitim kompetencijama i znanjima odlično se nadopunjuju. U našem narodu kaže se kako više glava više zna, a Japanci imaju svoju poslovicu kako nitko od nas nije tako pametan kao svi mi

Zašto se u tvrtkama preferira timski rad umjesto individualnog rada?

U većini tvrtki nužnost timskog rada predstavlja svakodnevni imperativ zbog specifičnosti proizvoda, usluga ili projekata koje tvrtka nudi. 

Dobar tim sačinjen je od kvalitetnih pojedinaca koji maksimalnim angažmanom postižu rezultate koji kvalitetom premašuju njihova pojedinačna postignuća. Zato lideri trebaju poticati timski rad kad god se za to ukaže prilika. 

U timu se pojedinci motiviraju, koriste dosadašnja znanja i vještine, uče i usvajaju nova, slušaju iskustva kolega te na taj način kompenziraju eventualne slabosti koje su imali na početku ulaska u tim. Ovakvim pristupom postiže se veća efikasnost rada. 

Ugledni poduzetnik iz Silicijske doline, John Doerr, ustvrdio je kako današnji svijet prebogat tehnologijom, poduzetnicima, novcem i kapitalom ima deficit dobrih timova. Slažemo se s tom konstatacijom, iako na prvu zvuči kontradiktorno. Naime, u velikim konglomeracijama neophodna je suradnja raznih industrijskih ili drugih gospodarstvenih grana, što iziskuje formiranje timova sastavljenih od raznih stručnjaka iz različitih sredina jer samo jedan um ne može smisliti rješenja za sve probleme i ciljeve koji se nameću

Moć prilagodbe

Budući da društvene promjene ili one na tržištu sve češće traže moć prilagodbe menadžmenta, a to podrazumijeva i nov način rada zaposlenika, timski rad pokazao se kao bolje, brže, kreativnije i prilagodljivije rješenje. Istraživanja pokazuju da timski rad postiže bolje rezultate nego kad bi pojedinci iz istog tima radili bez vođe, dogovora i koordinacije.  

Važnost suradnje za timski rad

Želite li stvoriti uspješan tim, prvenstveno morate stvoriti ozračje suradnje. Timovi koji dugo surađuju produktivniji su zbog bliskosti i lojalnosti, ali pokazalo se da su novoformirani timovi bolji u smišljanju novih ideja zbog entuzijazma i početnog elana. Timski rad nezamisliv je bez suradnje jer je dobra suradnja temelj dobrog poslovanja.  

Grupni ili timski um mnogo je inteligentniji od pojedinačnog, unatoč svijetlim britkim umovima u timu. Kada se podiže grupni kvocijent inteligencije, najbolje sposobnosti pojedinaca u timu kataliziraju ono najbolje kod drugih pojedinaca, što utječe na postizanje boljih rezultata. 

Psiholozi savjetuju da se moramo odreći svojih osobnih, za tim nevažnih interesa, jer nam u fokusu treba biti dobrobit tima. 

Praksa je pokazala da se najbolji poslovni rezultati postižu kad se u radnoj ekipi udruže kognitivna sposobnost te osobna društvena inteligencija. Naravno, znanje i vještine se podrazumijevaju. Bez stručnih ljudi ne možemo formirati dobar tim, ali emocionalna inteligencija tu igra jako veliku ulogu.  

Pokus koji je proveden među studentima, koji su učili i radili na seminaru u skupinama, pokazao je vrijednost timskog rada. Studenti su polagali ispit pojedinačno, a zatim su na dodatna pitanja odgovarali grupno. Čak je 97% rezultata među nekoliko stotina skupina studenata pokazalo da su grupni rezultati bili viši od pojedinačnih.  

Mnogobrojne ankete pokazuju da većina zaposlenika timski rad smatra izuzetno važnim jer timski duh osigurava kvalitetnu suradnju. A, da bismo dobro surađivali, moramo dobro komunicirati

Moć komunikacije

Komunikacija je važan dio timskog rada. Brainstorming i rasprava u timu trebaju biti otvoreni jer će se samo tako donijeti najbolja odluka. Treba inzistirati na zdravoj komunikaciji jer otvoreni ili prikriveni rat među zaposlenicima ili klanovima u timu pokazatelj je narušenih međuljudskih odnosa. Svima je jasno da je takav tim neproduktivan. Sadržaj rasprave treba biti jedini čimbenik komunikacije. Komunikacija u timu je konstruktivni razgovor svih sudionika. 

4 načina komuniciranja

Obratite pažnju na način komunikacije svakog zaposlenika u timu pa ćete moći postaviti novu strategiju za stvaranje timskog duha: 

1) Defenzivno komuniciranje – zaposlenik izbjegava komunikaciju jer se teško upušta u nju. 

2) Neutralno komuniciranje – zaposlenik je nedovoljno motiviran pa ga stalno treba poticati na razgovor. 

3) Optimalno komuniciranje – zaposlenik ima istančan osjećaj za komunikaciju, zna slušati, pozitivan je, strpljiv i taktičan. 

4) Ofenzivno komuniciranje – zaposlenik je nasrtljiv i uporan, želi biti u centru pažnje, ne sluša druge, stalno govori o sebi, ali djeluje prijateljski. 

Slušanje kao metoda dobre komunikacije

Jedna od najboljih metoda komunikacije u timu je slušanje kolega, što omogućuje kvalitetno procesuiranje onoga što su rekli i realno sagledavanje njihovih prijedloga bez ikakve zavisti. [Ne]slušanje u timu predstavlja veliki komunikacijski problem. Naime, čovjek u prosjeku govori tempom od 100-140 riječi, a sluša tempom oko 600 riječi u minuti. Primatelj poruke tj. slušatelj u tom neispunjenom prostoru ima previše vremena za vlastite misli pa često nije usredotočen na ono što mu se govori. Zato je jako važno da kao lider upoznate svoje zaposlenike i shvatite na koji način [NE]slušaju. 

Kako  zaposlenici [NE] slušaju?

  • Aktivno slušanje (pravo slušanje) – slušatelj sluša sve što govornik želi reći, dobronamjeran je i traži istinu. 
  • Pseudoslušanje – slušatelj se usredotočuje na način govora, ali zapravo ne sluša. 
  • Jednoslojno slušanje – slušatelj prima samo dio poruke, a ostatak zanemaruje. 
  • Selektivno slušanje – slušatelj sluša samo ono što ga zanima. 
  • Otimanje riječi  – slušatelj nastoji što više govoriti, prekida sugovornika. 
  • Slušanje u zasjedi – slušatelj sluša kako bi iskoristio nešto od izrečenog za napad na sugovornika. 

Informiranje zaposlenika i povratne informacije

Znate li da je samo u 20. stoljeću nastalo više informacija nego u čitavoj ljudskoj povijesti? Trend svakodnevnog rasta informacija i danas je nezaustavljiv, što je često pojedincu teško apsorbirati na pravi način. Zato je važno da se unutar tima jasno komuniciraju problemi, ciljevi, očekivanja, razna mišljenja i prijedlozi rješenja. Da bi saznali kako napreduje projekt, lideri trebaju tražiti povratne informacije. 

Često se pogrešno tumači ono što smo svjesno odaslali kao svoju poruku. Komunikolozi upozoravaju da u primljenoj poruci uglavnom vidimo i čitamo ono što želimo vidjeti i čuti, tj. da se sve ono što se prima, prima na način primatelja poruke, a ne onako kako je to mislio pošiljatelj poruke.  

Neverbalno komuniciranje

Budući da se komuniciranje svodi na razmjenu informacija, ideja i osjećaja ne samo verbalnim, već jednako tako i neverbalnim sredstvima, važno je da obraćamo pažnju i na te znakove koji nam često mogu otkriti što osoba zaista misli ili osjeća. Treba znati da najveći dio ljudske komunikacije nije pod svjesnom kontrolom. Javi li se manjak komunikacije u timu ili je zavladala šutnja, narušeni su međuljudski odnosi. Šutnja je samo još jedan način komuniciranja koji je vrlo često znak pasivne agresivnosti

Što treba izbjegavati kada je timski rad u pitanju?

  • Neslaganje s tuđim idejama ne smije se doživljavati kao osobni napad. 
  • Ne ulazite u raspravu vruće glave jer sukobi i jaka emocionalna stanja ometaju racionalno razlučivanje, planiranje i odlučivanje. 
  • Ne držite monologe u timu, izbjegavajte jednosmjernu komunikaciju i naređivački ton. 

Radni tim – podjela uloga

Uigrani tim je usklađeni satni mehanizam u kojem svaki djelatnik predstavlja zupčanik koji ima svoju zadaću. Bez njegove uloge, mehanizam ne bi funkcionirao. Stoga, na početku lider treba jasno odrediti poslove tj. zadatke svakog djelatnika u timu

Međuljudsko razumijevanje ili empatija je važna osobina timskog rada

Empatične osobe idealni su suradnici jer pomažu u stvaranju atmosfere razumijevanja, prihvaćanja, zajedništva i lojalnosti. One predstavljaju vrijedan emocionalni kapital koji je važan faktor dobrih međuljudskih odnosa na poslu. Kada u timu imate empatične osobe, brže se i lakše postižu ciljevi i prolaze krize. Timovi koje ne vežu takve emocionalne veze ne funkcioniraju dobro i brzo se raspadnu u kriznim vremenima.  

Empatija stvara jaku privrženost i lojalnost skupini jer članovi timova brinu jedni za druge te stvaraju prijateljske i kolegijalne veze. Zaposlenici koji računaju jedni na druge spremni su na suradnju. Pomažući kolegama, pridonose boljem funkcioniranju čitavog tima. 

Postavljanje ciljeva, normi i očekivanja

Na početku timskog rada neophodno je postaviti jasne ciljeve i odrediti norme ponašanja i djelovanja, uz napomenu da ciljevi ne smiju biti nerealni. Kada ciljevi nisu jasno definirani ili projekt nije dobro raspoređen, može se javiti kompetitivnost među članovima tima, što zna prouzročiti konflikt i razdor u timu.  

Uočite li u timu zabušanta ili sabotera, potrebno je promptno reagirati te ga suočiti s činjenicama kako ne bi dalje štetio timu. Sabotere odmah isključite iz tima, a lijenog zaposlenika pokušajte motivirati. 

Motivacija i timski rad

Poželjno je da motivacija ne bude nametnuta izvana, nego da je zaposlenici osjete kao vlastitu motivaciju. Pokušajte motivirati tim tako da zaposlenici manje rade zbog vanjskih poticaja (novčane nagrade, putovanje, slobodni dani), a više zbog unutarnjeg užitka u samom radu i svijesti da stvaraju nešto važno i veliko. Kada tim stvori konsenzus – kada se svi slože u bitnom – do cilja se dolazi iz vlastitog uvjerenja i s puno više entuzijazma nego kada bi presudio lider

Činjenica je da intrinzične motivacije ne manjka kada su u pitanju velike stvari. Kada je cilj nešto uzvišeno ili veliko, a pogotovo kada ima medijski potencijal, članovi tima obično zapnu iz petnih žila. 

Lideri koji znaju motivirati zaposlenike, ostvaruju dobru suradnju, pokreću, vode te uspješno privode projekte kraju. 

Praksa pokazuje da zaposlenici rade 10 puta brže i uspješnije kad razumiju cilj i prihvaćaju ga osobno, a ne kao nametnuti zadatak. Inicijativa za formiranje tima dolazi od lidera, no važno je da svi članovi tima proaktivno djeluju u rješavanju problema

Organizacija je nužnost za uspješan timski rad

Lider mora biti dobar organizator jer odlične rezultate postižu samo oni lideri koji znaju organizirati rad svog tima. Stoga, bitno je da psihološki dobro procijenite svoje zaposlenike: njihove vrline, mane, vještine i znanje, stupanj motiviranosti, pokreće li ih isključivo vanjska motivacija ili možete kod njih izazvati i intrinzičnu motivaciju. Kada definirate profil osobe, lakše ćete se odlučiti za taktičan pristup svakom od njih. 

Budući da je sve više zadataka, sve više informacija, pa često vođama tima promaknu neke stvari, preporučujemo da si olakšate svakodnevni poslovni život. Koristite razne digitalne alate i aplikacije za organizaciju poslovanja koje mogu pomoći da tim kvalitetnije komunicira i brže obavlja radne zadatke, a vi pratite realizaciju i napredak projekta. To su alati za: zakazivanje sastanaka, dijeljenje informacija, upravljanje projektima… Svaki od njih pomaže da ne gubite previše vremena na organizaciju ili administraciju. 

Vođa tima koordinira timski rad

Timu je potreban lider ili vođa tima. Iskustvo pokazuje da su timovi bez vođa, u kojima svi komuniciraju sa svima, znatno manje učinkoviti. No, treba naglasiti kako se na vođu ne treba gledati kao na mozak operacije tj. projekta, već kao na tvorca konsenzusa. Poželjno je da je tijekom rasprave vođa suzdržan te da svoje mišljenje iznese tek pred kraj rasprave, kako ne bi utjecao na labilnije ili povodljivije članove tima. Lider mora raditi na jedinstvu tima razvijajući složnost među zaposlenicima. 

Može upravljati timom na više načina: 

  1. Metodama prisilenagrade, obećanja, kazne, prijetnje
  1. Metodama paternalizma pomoću kojih vodi brigu o određenim potrebama zaposlenika, ali zauzvrat traži njihovu odanost i poslušnost. Možemo reći da „potkupljuje“ zaposlenike materijalnim ili moralnim dobrima
  1. Metodama uvjeravanjaargumenti, racionalne i emocionalne sugestije, vlastiti primjer

Trebate li pomoć oko formiranja tima, organizacije rada u timu te načina na koji ćete podijeliti radne zadatke i uloge, obratite se našim stručnjacima. Napravite BOOM u poslovanju uz LQ edukacije