Najbolje onboarding prakse za frontline zaposlenike 

Marina Beščec digitalno učenje, leadership, profesionalni razvoj

Pretražujete li na internetu “najbolje prakse onboardinga”, pronaći ćete puno informacija koje su primjenjive na korporativni svijet, ali ne i puno onih koje su primjenjive na radnike u trgovini namirnicama, maloprodaji, uslužnim djelatnostima i sličnim industrijama. Pravilan onboarding zaposlenika jednako je važan za te esencijalne radnike – možda je čak i važniji, budući da je fluktuacija posebno velika među radnicima na prvoj liniji. Na primjer, samo u studenom 2021. godine u hotelskoj i restoranskoj industriji više od milijun Amerikanaca dalo je otkaz

Dakle, što sve ovo znači? Za početak, ako radite s frontline zaposlenicima, pravila za onboarding su drugačija, osobito usred Velike ostavke. Velika potencijalna razlika je persona zaposlenika i znanje/vještina koju unose u ulogu. Mnogi korporativni radnici angažirani su kao stručnjaci, što znači da se njihov onboarding i obuka usredotočuju na upoznavanje tvrtke i internih procesa. 

Frontline zaposlenici često stupaju na posao po prvi put ili s ograničenim relevantnim iskustvom. Jedna osoba može imati godine iskustva u obavljanju sličnih poslova, dok druga započinje svoj prvi posao. Frontline onboarding mora biti osmišljen tako da se prilagodi ovoj stvarnosti i da se ljudi upoznaju s osnovama posla što je prije moguće kako bi se zatvorile operativne praznine. 

Osim toga, frontline zaposlenici se obično zapošljavaju jer su potrebni na poslu. Stoga nemaju vremena za dane ili tjedne treninga. Onboarding mora biti osmišljen tako da ih što prije uvede u tijek rada, a da pritom pokriva potrebna znanja, vještine i zahtjeve za usklađenost. 

Imajući sve to na umu, pazite da se pridržavate sljedećih najboljih praksi onboardinga za frontline radnike. 

8 osnovnih onboarding praksi za frontline zaposlenike  

Sljedeći savjeti primjenjivi su na sve vrste frontline radnika, bilo da rade u prodavaonici/restoranu ili u uredskom okruženju. Važno je napomenuti da neke frontline uloge (poput uredskih uloga) mogu potrajati nekoliko dana ili čak tjedana da se dovrše, ali sljedeći su koraci prilično univerzalni za učinkovit onboarding zaposlenika. 

1. Budite spremni

Najprije provjerite znate li zahtjeve za zapošljavanje i onboarding. Vjerojatno ćete morati uključiti više ljudi u proces: nekoga tko će pripremiti novu papirologiju za zapošljavanje, nekoga tko će nadzirati obuku i orijentaciju, nekoga tko će se pobrinuti za raspored, itd… Sastanite se sa svim članovima tima prijevremeno i osigurajte da razumiju i rješavaju svoje uloge. 

Sva papirologija – uključujući ugovore, obrasce za plaće i obrasce za ispunjavanje uvjeta za zapošljavanje – trebala bi biti spremna da ih zaposlenik unaprijed ispuni. Koristite digitalne alternative gdje je to moguće kako biste ubrzali proces, a zatim odmah unesite svog novog zaposlenika u odgovarajuće sustave kako bi mogli početi raditi što je prije moguće. 

2. Dajte zaposleniku odgovore na pitanja s prvog dana

Svi znamo koliko može biti zastrašujuće ući u nepoznatu radnu ulogu već prvog dana. Zato je iznimno bitno omogućiti novi e-mail o zaposlenju, dokument ili tekstualne poruke koje sadrže osnovni pregled o tome kako krenuti, kao i odgovore na uobičajena pitanja. 

Želite razjasniti ključne informacije kao što su: 

  • Vrijeme i datum početka (i kada očekivati kompletan raspored rada) 
  • Informacije o parkiranju 
  • Kodeks oblačenja 
  • Stopa i raspored plaćanja 
  • Prednosti 
  • Bilo koji sigurnosni kod 
  • Kamo ići po dolasku 
  • Što ponijeti na radno mjesto 
  • Kome se obratiti za sva pitanja 
  • Opći plan i očekivanja za prvi dan/tjedan 

Također može biti umirujuće navesti imena ljudi koji će biti dostupni da vašem novom zaposleniku pokažu kako obavljati posao kada stigne. 

3. Izradite plan obuke za novo zapošljavanje

Pobrinite se da znate zahtjeve za znanjem i vještinama za svako radno mjesto i da imate dosljedan pristup obuci. Ostanite usredotočeni na ono što zaposlenik treba znati u prvih nekoliko tjedana, a ne nužno na sve što će trebati znati za svladavanje posla. 

Na primjer, počnite s osnovama kao što su usklađenost, sigurnost i osnovni procesi. Nemojte se toliko usredotočiti na sporedne stvari koje mogu pokupiti kroz stalna iskustva — kao što su kultura i povijest tvrtke, pojedinosti o znanju o proizvodu, itd… 

4. Navedite izvor resursa  

Dajte ljudima mjesto na kojem mogu pronaći odgovore na uobičajena pitanja. Na primjer, možete dati rječnik tvrtke kako bi ljudi mogli pratiti razgovore s minimalnim znanjem ili popis stručnjaka kako bi ljudi znali kome se obratiti s određenim pitanjima. Vaš popis resursa također može uključivati općenite dokumente o onboardingu, politiku tvrtke i sve druge relevantne dokumente koje bi zaposlenici mogli s vremena na vrijeme ponovno pregledati. 

Ovim resursima treba biti lako pristupiti putem mobilne tehnologije kako bi zaposlenici mogli dohvaćati informacije dok rade ili na svom uređaju – bez potrebe za traženjem registratora ili posjećivanjem ureda menadžera kako bi koristili računalo. 

5. Ubrzajte onboarding personaliziranom obukom

Nemojte prisiljavati nove zaposlenike da prolaze kroz obuku koja im nije potrebna. Trening uvijek treba biti prilagođen pojedincu. Na početku odredite znanje i vještine svake osobe, a zatim se usredotočite samo na nedostatke kako bi što prije mogli krenuti s radom. 

Koristeći frontline LMS kao što je Axonify, možete jednostavno prilagoditi obuku svakom pojedincu i osigurati da dobije maksimalnu vrijednost u najkraćem vremenu. Axonify pruža obuku u kratkim intervalima i koristi umjetnu inteligenciju kako bi identificirao praznine u znanju i prilagodio iskustvo učenja u skladu s tim. Naše lekcije mikro učenja pomažu organizacijama da razlože sadržaj kako bi se usredotočile na samo potrebne informacije, koje se zatim mogu brže dovršiti i brže uvesti ljude u rad. Zatim, svakodnevni Axonify trening može ojačati kritičko znanje i uvesti nove teme tijekom sesija od 3 do 5 minuta dnevno koje se uklapaju čak i u najprometnije radne dane. 

6. Neka društvene veze budu prioritet

Spojite novozaposlenog s posvećenim vršnjakom/trenerom/prijateljem kako bi se odmah imali s kime povezati. Povezivanje je broj 1 među 8 elemenata uspješnog onboardinga, jer izgradnja tih veza odmah može napraviti veliku razliku za angažman zaposlenika i konačni uspjeh. 

Dotični “mentor“ novozaposlenog trebao bi imati vremena za razgovor i pomoći novom članu tima da se osjeća kao kod kuće. Pobrinite se da daju prioritet upoznavanju novih zaposlenika s drugim radnicima kao dio procesa. Trebat ćete unaprijed pripremiti trenere o tome kako potaknuti te društvene interakcije i predstaviti pozitivnu kulturu tvrtke. 

“Mentor“ bi trebao biti kolega, a ne menadžer. Želite nekoga tko će pomoći novom zaposleniku da se osjeća kao dio tima. Novi bi se zaposlenik također mogao osjećati ugodnije postavljati određena pitanja članu tima koji nema ovlasti nad njima. 

7. Komunicirajte rano i često

Za menadžere je važno da budu proaktivni tijekom prvih dana i tjedana zapošljavanja novog zaposlenika. Trebali bi se povezati sa zaposlenikom prvog dana, a zatim se priključiti tijekom onboardinga kako bi osigurali da se zaposlenik osjeća spremnim, može postavljati pitanja i razumije njihova očekivanja. Kako menadžer identificira pitanja i nedoumice zaposlenika, po potrebi može pružiti coaching ili mentorstvo. 

Ako ima slobodnog vremena, također je dobra ideja povremeno promatrati nove zaposlenike na djelu tijekom tih početnih smjena. Promatrajući supervizor može utvrditi gdje je zaposlenik izvanredan, a gdje mu je potrebno dodatno podučavanje. Trening se tada može u skladu s tim optimizirati. 

8. Neka se računa proces onboardinga zaposlenika

Istraživanje iz 2018. pokazalo je da je 33% zaposlenih dalo otkaz u prvih 90 dana. No, kao što je ranije navedeno, fluktuacija je osobito velika među frontline radnicima i među radnicima u gospodarstvu nakon 2020. godine. Ne možete si priuštiti da izgubite jednu trećinu novih zaposlenika u ovoj ekonomiji. Učinkovit program onboardinga može biti značajan ne samo za zadržavanje zaposlenika, već i za smanjenje poremećaja u vašem poslovanju kada zaposlenici odu. 

Stoga nemojte onboarding tretirati samo kao neizbježan proces postavljanja i ispitivanja. Napravite plan za učinkovit proces onboardinga, učinite ga važnim i smatrajte ga ulaganjem u dugoročno zdravlje vaše organizacije. 

Izvor: https://axonify.com/blog/onboarding-best-practices/