Učinkoviti sastanci za poslovni BOOM

IrenaNovosti

Na menadžment treninzima polaznici se najviše žale na količinu sastanaka u organizaciji. Tipična je rečenica: „Na sastancima sam do pet popodne, a onda ostajem u uredu da odradim posao koji sam trebao napraviti taj dan“.

Sastanci su najveći bespotrebni trošak na koje organizacije troše gomilu novaca. Još uz to na ljude djeluju demotivirajuće jer je dobar dio tih sastanaka besmislen, nepotreban, nepripremljen, bez jasne agende, svrhe i cilja. Na sastanku nema točno dogovorenih aktivnosti, nositelja i rokova, sve ostaje u „zraku“ pa je nakon toga potreban još jedan sastanak. Kako je rekao Fredmund Malik u svojoj knjizi „Managing, Performing, Living“, velika količina sastanaka u organizaciji uzrokuje još veću količinu sastanaka dok se ne desi na kraju da menadžeri u organizaciji većinu svog vremena troše na prisustvovanje sastancima. Udio sastanaka u jednom danu menadžera ne bi trebao biti viši od 30%. Iznad toga je problem ili u menadžeru ili u sistemu po kojem organizacija funkcionira. U svakom slučaju, tada govorimo o neefikasnosti te osobe ili cijele organizacije.


Tipovi sastanaka


Sastanke generalno možemo podijeliti na slijedeće tipove:
• redoviti timski sastanci
• sastanci projektnog tima
• jedan na jedan sastanci
• sastanci prezentacije
• …ostali (uprava, nadzorni odbori, usaglašavanja…)


Izgubiti se u šumi sastanaka je vrlo lako. Sastanci koji završavaju time da se dogovaraju novi sastanci koji opet proizvode nove sastanke su čest slučaj u organizacijama.


Pravila kod održavanja sastanaka


Pravilo broj jedan: izbacite većinu svojih sastanaka iz rasporeda. Ne organizirajte sastanak bez prijeke potrebe. Ako trenutno već imate priličan broj sastanaka u svom adresaru, ukinite dobar dio njih i na drugačiji način organizirajte rad.
Pravilo broj dva: ne podržavajte/održavajte sastanke koji nemaju unaprijed pripremljenu agendu i cilj, poslatu dovoljno unaprijed da se svi mogu pripremiti. Dobro pitanje koje si možete postaviti kod pripreme sastanka je: Što želim da bude konkretan rezultat sastanka koji želim održati? Što ćemo konkretno dobiti od sastanka? Ovdje morate biti kristalno jasni ako želite sazvati sastanak.
Pravilo broj tri: svaki sastanak mora završiti sa:
1. Popisom aktivnosti
2. Svaka aktivnost treba imati svog nositelja (samo jedna osoba)
3. Svaka aktivnost treba imati svoj rok
4. Svaki sastanak/aktivnost treba imati dogovoren termin za follow up (individualno ili timski) ili način izvještavanja
Pravilo broj četiri: Svaki sastanak treba imati zapisnik koji sadrži u sebi ova četiri prethodna elementa


Redoviti tjedni sastanci


Kao menadžer odredite jedan dan u tjednu za tjedni sastanak svog tima. Taj sastanak ne smije trajati više od 1,5h i uvijek mora biti održan u isto vrijeme, isti dan u tjednu i sa istom strukturom (ne i sadržajem). Redovito održavanje tjednih sastanaka može zamijeniti većinu ad hoc ili jedan na jedan sastanaka. Budite jako dosljedni i disciplinirani u tome da se tjedni sastanci redovito održavaju. To će utjecati na disciplinu, dosljednost i učinkovitost tima koji vodite. Uobičajeno je da se na tjednim sastancima izvještava što je tko napravio. To je potpuno besmisleno i ništa drugo nego prodavanje priče o vlastitoj zaposlenosti. Ono o čemu se može izvijestiti su postignuti rezultati, a ne poduzete aktivnosti za ostvarenje rezultata. Na klasičnim sastancima svi se dosađuju i troše sate na pripremu obrane vlastitog postojanja u organizaciji. Ono zašto mi postojimo u organizaciji je postizanje rezultata. Povećana produktivnost, novi kupci, financijski rezultati, povećanje kvalitete usluge, feedback od kupaca ili dobavljača, feedback o uključenosti ljudi i slično su rezultati o kojima se može izvijestiti. Evo strukture tjednog sastanka koji će donijeti jasnoću, kratkoću i korist.


Struktura tjednog sastanka


1. Uvod (10 minuta): Započnite sa 5 – 10 minuta neformalnog razgovora. Jedan od načina je da svatko pojedinačno spomene što je najbolje što mu se desilo u prošlom tjednu privatno ili poslovno. To obično opusti atmosferu koja može biti napeta iz razno raznih razloga. Jako je važno da svatko bude kratak i sažet tako da vrijeme nikako ne bude duže od 10 minuta.
2. Zadaci (10 minuta): Zadaci se pregledavaju sa „Izvršeno-Nije izvršeno“. U ovom dijelu sastanka nema rasprave o zadacima koji nisu izvršeni. Ovo je jako bitno jer se često desi da se sastanak svede na raspravu o jednom zadatku/projektu o kojem se onda raspravlja u nedogled. To ubije sastanak i timsku dinamiku. Ako ima potrebe za raspravom, donesite odluku da li da se to riješi jedan na jedan ili da se stavi kao prijedlog teme za slijedeći dio sastanka koji se zove „Problemi i prilike“.
3. Problemi i prilike (60 minuta): Ovo je važan dio sastanka gdje se nominiraju teme koje su važne. To mogu biti teme (problemi ili prilike) vezane uz: projekte, odnose, proizvode, rezultate, ljude, opremu, kupce, dobavljače, procese, ciljeve, nova tržišta i tako dalje. Teme se skupljaju kroz cijeli tjedan ili na samom sastanku. Kad su teme skupljene, prioritizirajte ih zajedno s ostatkom tima tako da ih složite od najvažnije prema manje važnim. Nakon toga krenete u raspravu, temu po temu. One teme koje ne uspijete riješiti na tom sastanku, prenesete na slijedeći tjedan ako je moguće. Ovdje ja važno da se u dijalog uključe svi prisutni, te da je voditelj sastanka onaj koji facilitira dijalog, a ne onaj tko dominira dijalogom. Dominacija će rezultirati pasiviziranjem ostalih članova, pa će nakon nekog vremena tjedni sastanci izgledati kao monolog, a ne dijalog.
4. Zatvaranje sastanka (10 minuta): Kratki krug gdje svatko kaže kako je zadovoljan sa sastankom i imali još nešto što bi volio ili voljela dodati.


Uloge u tjednom sastanku


Trebat će vam tri uloge u tjednom sastanku. To su:
– Voditelj sastanka: vodi sastanak, facilitira raspravu, postavlja pitanja, uključuje ljude i slično. Najčešće tu ulogu ima voditelj tima.
– Vlasnik procesa sastanka: vodi računa o tome da se svi drže predviđenog vremena, sadržaja i strukture. Ako netko predugo priča, ulazi u detalje kod pregleda zadataka umjesto da ih prebaci u „Probleme i prilike“, tu intervenira Vlasnik procesa.
– Zapisničar: ova osoba zapiše sve što je potrebno zapisati (aktivnosti, nositelji, rokovi) i šalje svima na uvid. Ako koristite alat tipa Asana, onda zapisničar direktno upisuje zadatke i rokove osobi koja je preuzela obavezu.


BOOM elementi tjednog sastanka


BOOM je sistem za funkcioniranje firme koji će firmi osigurati uspjeh (na ovom linku možete pročitati i pogledati više o BOOM-u).


U BOOM tjednim sastancima postoji uz gore spomenuto i pregled „Semafora“ operativnih aktivnosti, strateških projekata i ključnih financijskih pokazatelja. Ti elementi snažno utječu na fokus ljudi prema rezultatima koji su u skladu sa strategijom firme, dakle onime što je zaista važno i ključno za uspjeh organizacije. Također, svaka osoba ima za odrediti svoj fokus (1-3 ključne aktivnosti/cilja) za naredni tjedan, mjesec i kvartal usklađen sa strategijom firme.


Ako vam treba pomoć u primjeni sastanaka ili u izradi Semafora, Strategije, praćenja ključnih financijskih pokazatelja ili definicije individualnih fokusa, slobodno se javite za 30 min besplatnog savjetodavnog razgovora.
Također, možete na ovom linku provjeriti operativnu i organizacijsku izvrsnost vaše firme sukladno BOOM modelu.